L'assurance est une charge d'exploitation pour les entreprises. Les entreprises achètent une couverture d'assurance en payant des primes d'assurance et enregistrent les transactions connexes en conséquence. Selon la durée de l'assurance souscrite à chaque fois, les entreprises peuvent enregistrer l'assurance pour des utilisations sur plusieurs périodes comptables. En d'autres termes, les entreprises peuvent avoir à journaliser les dépenses d'assurance périodiquement à mesure que l'assurance expire au fil du temps, au lieu de passer en charges l'achat total d'assurance en une seule période.
Assurance prépayée
L'assurance est généralement prépayée car les entreprises peuvent l'acheter pour une durée de six mois, un an ou plusieurs années. Le montant total de l'assurance payée d'avance n'est pas comptabilisé comme une dépense immédiate au moment de l'achat lorsque l'assurance n'a pas été utilisée. La couverture d'assurance n'expire qu'avec le temps. Ainsi, le montant total en espèces dépensé sur la prime d'assurance n'est pas une dépense au cours de la période en cours. Les entreprises ont simplement échangé des espèces contre le droit à une certaine couverture d'assurance à l'avenir.
Assurance expirée
L'assurance expirée au cours d'une période est comptabilisée comme une charge d'assurance pour la même période. Les entreprises perdent, ou sont censées avoir consommé, leur couverture d'assurance prépayée au fil du temps, qu'elles l'aient effectivement utilisée ou non en déposant des réclamations. Les entreprises enregistrent périodiquement une assurance expirée en fonction de l'intersection de leurs périodes comptables et de la structure temporelle de l'assurance. À la fin de la durée de l'assurance, le total de l'assurance expire et les entreprises auraient entièrement comptabilisé le total de l'assurance prépayée en charges sur plusieurs périodes.
Actif et dépense
Alors que l'assurance expirée au cours de chaque période comptable est enregistrée en tant que dépense et déclarée dans le compte de résultat, le total des dépenses payées d'avance est enregistré en tant qu'actif au moment de l'achat et déclaré au bilan. Tous les actifs fournissent certains services publics et une assurance prépayée en tant qu'actif permet aux entreprises de bénéficier d'une couverture d'assurance. Cependant, à mesure que l'assurance expire avec le temps, le montant des dépenses payées d'avance en tant qu'actif diminue.
Entrées de journal
Les entreprises utilisent deux ensembles d'écritures de journal pour enregistrer les transactions liées à l'assurance, impliquant à la fois une assurance prépayée et une assurance expirée. Lorsque les entreprises paient initialement la prime d'assurance totale, un débit est porté au compte d'actif de l'assurance prépayée et un crédit est porté au compte de trésorerie pour l'argent dépensé. Au fur et à mesure que l'assurance expire au fil du temps, les entreprises débitent le compte de charges des assurances expirées et créditent les assurances prépayées pour réduire le solde du compte d'actif. À la fin de la durée de l'assurance, le compte de l'assurance prépayée devrait avoir un solde nul.
