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Pourquoi le grand livre AP nécessite-t-il un grand livre subsidiaire?

Le grand livre des comptes fournisseurs enregistre toutes les dépenses que votre entreprise a engagées et qui doivent encore être payées. Si vous avez un volume élevé d'activités payables, les détails peuvent facilement être perdus dans un grand livre général standard. Bien qu'un grand livre subsidiaire ne soit pas requis, il peut être utile de garder votre grand livre sans encombrement ni confusion dans les transactions. Comprendre la fonction et les avantages d'un grand livre subsidiaire peut vous aider à déterminer s'il est idéal pour votre entreprise.

Grand livre subsidiaire

Le grand livre subsidiaire contient des informations détaillées sur les transactions d'un compte qui sont représentées sous forme de résumé dans le grand livre. Les détails d'un compte à volume élevé - y compris les informations dont les analystes financiers et les comptables de haut niveau n'ont pas besoin - peuvent submerger le grand livre général. Le grand livre auxiliaire fournit un emplacement pour le détail de la transaction de sorte que le grand livre général n'inclut que les informations récapitulatives.

Comptes à payer

Le compte des comptes fournisseurs est un compte à volume élevé pour certaines entreprises. Lorsque vous souhaitez réduire le volume des transactions et le niveau de détail dans votre grand livre général, un grand livre auxiliaire pour votre compte fournisseurs gardera les détails des dépenses individuelles hors du compte du grand livre. Mettez à jour le récapitulatif des comptes fournisseurs dans votre grand livre général quotidiennement, hebdomadairement ou à toute fréquence qui convient à votre entreprise.

Récapitulatif des informations

Chaque mise à jour enregistrée dans le grand livre des comptes fournisseurs reflète un total de l'activité de transaction pour la période qui s'est écoulée depuis la dernière mise à jour. Ajoutez les crédits imputés au compte et créez une écriture de journal pour enregistrer le total des crédits dans votre grand livre. Répétez ce processus pour les transactions de débit. Notez l'entrée dans le grand livre auxiliaire pour suivre où vos calculs se sont arrêtés. Une marque ou une notation dans les marges du grand livre est acceptable si vous utilisez un grand livre écrit. Des registres informatisés suivront automatiquement vos mises à jour.

Sécurité

Le grand livre subsidiaire restreint l'accès aux informations détaillées, garantissant que seules les personnes travaillant régulièrement avec le grand livre peuvent manipuler les informations. Cela réduit le risque d'erreurs et d'entrées inexactes. Lorsque le grand livre des comptes fournisseurs est accessible par l'ensemble du service comptable, le risque qu'un numéro transposé modifie le solde peut créer des difficultés de reporting importantes. Le grand livre auxiliaire est soutenu par des copies des factures, des relevés et d'autres documents nécessaires pour les déclarations fiscales et les vérifications.