Une comptabilité régulière est facile, mais qu'en est-il des dons? Il est important de comprendre comment enregistrer un don, également appelé contribution de bienfaisance, dans les livres de l'entreprise. Les entreprises doivent également comprendre si elles peuvent déduire les dons sur leurs déclarations de revenus. Si vous donnez des biens ou des services au nom d'une entreprise, la valeur marchande des articles devient une déduction fiscale pour votre entreprise.
Comprendre ce qui constitue un don
L'IRS considère un don comme un cadeau donné à une organisation qui se qualifie pour le statut à but non lucratif 503 (c). Cela comprend les compagnies de pompiers volontaires, les musées, les églises et les hôpitaux à but non lucratif. L'IRS a également un outil sur son site Web pour localiser d'autres organisations éligibles.
Les dons peuvent être constitués d'argent, de biens ou de temps. Lors d'un don, il est probable que vous dépensiez de l'argent ou que vous déplaciez des stocks, ce qui donne un indice sur la façon d'enregistrer la transaction.
Enregistrer un don
Si vous avez fait un don en espèces, commencez par créer l'organisation caritative en tant que nouveau fournisseur pour votre entreprise. Ensuite, enregistrez l'argent sortant sous forme de chèque ou de facture au nom de l'organisme de bienfaisance et du paiement correspondant, comme vous le feriez pour toute autre facture. Du côté des dépenses, pour les entreprises, utilisez un compte de dépenses que vous avez configuré comme compte dédié pour les contributions déductibles d'impôt. Ce compte apparaîtra sur le compte de résultat de l'entreprise.
Établir la valeur des actifs apportés
Si vous avez fait un don de biens ou de services, établissez d'abord la valeur de ces actifs apportés. En d'autres termes, découvrez la juste valeur marchande ou ce que quelqu'un paierait sur le marché libre, pour les biens ou le temps qui ont été donnés à l'organisme de bienfaisance.
Créer une facture à l'organisme de bienfaisance
Pour une entreprise, créez une facture à l'organisme de bienfaisance pour les produits ou services qui ont été donnés. Pour enregistrer les dépenses, créez un compte de dépenses pour les dons. Ensuite, créez une entrée dans votre système comptable qui représente le produit ou le service qui a été donné. Vous pouvez définir cela comme une «contribution caritative».
Émettre une note de crédit à l'organisme de bienfaisance
Émettez une note de crédit à votre organisation caritative en tant que client. Cela mettra à zéro la facture que vous avez émise à l'entité et reflétera le montant du don que vous avez fait. Enfin, vérifiez que le crédit a été correctement appliqué à la facture.
Gardez des registres détaillés
L'enregistrement des dons pour la comptabilité comprend également la documentation des détails des transactions de dons qui ont été saisies dans votre système de comptabilité. Il est important de documenter ce qui a été donné et la valeur marchande de l'article (à moins qu'il ne s'agisse d'espèces). Vous devrez également enregistrer à qui vous avez fait don de l'article et à quel moment vous ou votre entreprise avez fait le don.
Vous aurez besoin de ces registres pour remplir avec précision votre déclaration de revenus annuelle. Si vous n'avez pas suffisamment de déductions à détailler sur votre déclaration de revenus, vous ne pourrez pas non plus déduire le don.
Si vous êtes confronté à une vérification de l'IRS, vous avez besoin de toutes les informations sur votre don comme preuve que vous avez réellement fait les dons qui ont été soumis sur votre déclaration de revenus.
Demander un accusé de réception
Après avoir fait un don à un organisme de bienfaisance, demandez une lettre d'accusé de réception de l'organisme de bienfaisance à conserver avec vos autres registres du don.
