Les employés qui sont chroniquement en retard peuvent coûter de l'argent à l'entreprise et affecter le moral des employés. De tels employés coûtent aux employeurs américains 3 milliards de dollars par an en perte de productivité, selon un rapport de Penn State d'avril 2010. Aidez votre entreprise à bien fonctionner en abordant verbalement les problèmes de retard dès qu'ils surviennent. Cependant, si les avertissements verbaux n'améliorent pas le comportement, vous devrez faire part de vos préoccupations par écrit. Le mémo peut fonctionner comme un avertissement écrit et doit être copié au service des ressources humaines et placé dans le dossier de l'employé.
Se référer à la politique de l'entreprise
Lorsque vous rédigez une note concernant le retard d'un employé, commencez par faire référence à la politique de votre entreprise concernant ce problème. Non seulement cela rendra votre mémo plus professionnel, mais il est moins susceptible d'être considéré comme un affront personnel si vous incluez cette partie. Citez la politique textuellement. Vous pouvez commencer votre mémo par une phrase telle que «Selon le chapitre 3, section 1 du manuel de l'employé,« les employés sont censés arriver à l'heure chaque jour pour préparer le magasin à l'ouverture ». J'ai appris que vous avez enfreint cette politique trois fois au cours de la dernière période de paie. "
Donnez des exemples spécifiques
Dans votre note de service, donnez des exemples de retard de l'employé. Non seulement cela clarifie avec l'employé les jours auxquels vous faites référence, mais cela fournit également une documentation qui pourrait être nécessaire plus tard si le comportement s'aggrave. Par exemple : "Les enregistrements montrent que vous avez pointé à 8h16 le 2 février 2011, à 8h32 le 4 février 2011 et à 8h13 le 5 février 2011. C'est après notre discussion sur votre retard le 26 janvier 2011."
Expliquer les conséquences
Informez votre employé des conséquences de continuer à être en retard au travail. Tenez-vous-en strictement à la politique de l'entreprise, de sorte que vos actions seront cohérentes lorsque vous disciplinez d'autres employés de la même manière. Vous pourriez écrire: "Cette lettre sert d'avertissement écrit. Un incident supplémentaire entraînera un deuxième avertissement écrit. Conformément à la politique de l'entreprise, après deux avertissements écrits, les employés sont licenciés. Nous souhaitons que ce problème soit résolu, alors vous avez de nombreuses années dans l'entreprise. "
Mots à éviter
Les communications écrites aux employés doivent toujours être claires. Évitez d'utiliser des mots vagues tels que «pourrait», «probablement» et «devrait». Il est juste que votre employé lui fasse savoir exactement où il en est. De plus, même si vous pourriez être tenté d'inclure des éloges sur la performance de l'employé ou d'autres éléments non pertinents pour atténuer le choc, évitez de le faire. Une note à un employé en retard peut être assignée à comparaître dans le cas où l'employé est congédié et incite à une poursuite - un scénario qui n'est pas rare. Tenez-vous en au problème en question pour éviter toute confusion ou responsabilité. Demandez à l'employé de signer sa copie de la note pour indiquer qu'il l'a reçue.
