Le logiciel de comptabilité QuickBooks d'Intuit fournit aux utilisateurs professionnels une variété de fonctions de paie essentielles telles que la compilation et la déclaration des informations fiscales fédérales et d'État. Le programme permet aux entreprises qui ont un abonnement au service de paie QuickBooks d'entrer ces données dans un formulaire électronique W-2 pour soumission à l'Internal Revenue Service en ligne. Si vous payez un employé de plus de 600 $ par an, vous devez soumettre un formulaire W-2 à l'IRS. QuickBooks soumettra également le formulaire aux services fiscaux des États.
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Lancez QuickBooks et cliquez sur «Employés» dans le menu principal du programme. Sélectionnez «Formulaires d'impôt sur la paie et W-2», puis sélectionnez «Traiter les formulaires de paie».
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Choisissez « Formulaires fédéraux » et cliquez sur « OK ». Sélectionnez « Formulaire annuel W-2/W-3 - Déclaration de salaire et d'impôt. » Une version électronique d'un relevé W-2 apparaîtra. Si vous avez déjà effectué des W-2 à l'aide de QuickBooks ou saisi des données sur les employés, vous pourrez choisir parmi une liste d'employés avant d'atteindre l'écran W-2. . Cochez la case à côté du nom de l'employé et sélectionnez «Réviser / Modifier».
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Saisissez les données de votre employé dans les champs applicables. Cela comprend le salaire total, les pourboires et la rémunération; retenues d'impôt, y compris fédérales, de sécurité sociale et d'assurance-maladie ; les montants des prestations pour personnes à charge; et les données de base des employés, y compris le numéro de sécurité sociale. Vous serez également invité à entrer des détails de base sur votre entreprise, y compris votre numéro d'identification d'employeur fédéral.
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Entrez vos informations fiscales d'état si votre état perçoit l'impôt sur le revenu. Ces données incluent le numéro d'identification de l'état de l'employé ; tous les salaires et pourboires de l'État payés ; le montant de l'impôt sur le revenu de l'État ; les éventuelles taxes locales payées ; et le montant des impôts locaux retenus sur le salaire de l'employé. Si vous avez des questions ou des problèmes pour remplir le formulaire W-2, Intuit propose une assistance téléphonique de spécialistes de la paie pour vous aider.
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Vérifiez les données du formulaire. Cliquez sur «OK», puis sur «Soumettre électroniquement» dans le menu Paie.
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Sélectionnez "E-file Federal Form" ou "E-file" dans la fenêtre de dialogue. Entrez les informations de votre état et de votre agence fédérale dans les champs appropriés. Après avoir rempli un W-2 pour un employé, QuickBooks remplira automatiquement ces informations sur le prochain W-2.
Impression de formulaires W-2
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Placez des feuilles de papier vierges, du papier perforé ou un formulaire pré-imprimé dans le bac de l'imprimante si vous souhaitez imprimer des copies papier de vos formulaires W-2 pour l'envoi. L'IRS permet aux entreprises de moins de 250 W-2 de les envoyer par courrier. Vous devez utiliser de l'encre noire conformément à la réglementation de l'IRS.
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Cliquez sur "Fichier" dans le menu principal du programme, puis sélectionnez "Imprimer". Notez que QuickBooks n'est pas compatible avec les formulaires imprimés distribués par l'IRS, mais vous pouvez commander des formulaires W-2 auprès d'Intuit que l'IRS accepte.
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Vérifiez les données sur le formulaire imprimé pour vous assurer qu'elles sont correctes.
