Lorsque vous gérez de grands ensembles de données d'entreprise dans une feuille de calcul Microsoft Excel, vous pouvez trouver les résultats de votre travail difficiles à imprimer sur une seule feuille de papier. Les choix que vous faites au fur et à mesure que vous progressez dans le processus d'impression peuvent faire la différence entre des informations commerciales faciles à lire et exploitables ou un ensemble fragmenté de lignes et de colonnes qui n'a guère de sens. Ajustez votre travail pour optimiser votre sortie et économiser du papier, du temps et des fournitures d'impression.
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Cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul pour la feuille que vous souhaitez imprimer à partir de votre classeur actuel. Vous trouverez les onglets dans le coin inférieur gauche de l'interface du document Excel. Votre feuille de calcul sélectionnée vient au premier plan.
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Ajustez la largeur de vos colonnes de données pour éliminer l'espace perdu et assurez-vous que tout le contenu de vos cellules apparaît. Vous pouvez faire glisser le bord droit d'un en-tête de colonne pour élargir ou réduire la colonne. Définissez les largeurs de colonne pour qu'elles correspondent à leur contenu en passant à l'onglet Accueil du ruban Excel et en localisant son groupe de cellules. Cliquez sur l'élément "Format" et choisissez "Ajuster automatiquement la largeur de colonne."
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Basculez vers l'onglet Mise en page du ruban Excel et recherchez le groupe Mise en page. Cliquez sur l'élément "Orientation" et sélectionnez portrait ou paysage. Pour une feuille de calcul comportant de nombreuses colonnes, vous préférerez peut-être modifier l'orientation portrait par défaut en paysage.
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Basculez vers l'onglet Mise en page du ruban Excel et recherchez le groupe Options de feuille. Dans la section Quadrillage, activez la case à cocher devant «Imprimer». À moins que vous n'activiez ce paramètre, le quadrillage qui définit les limites de vos cellules n'apparaîtra pas sur le papier, ce qui peut rendre difficile le suivi de longues lignes ou colonnes de données. Dans la section En-têtes adjacente du groupe Options de la feuille, activez la case à cocher "Imprimer" pour ajouter les lettres de colonne et les numéros de ligne à votre impression.
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Basculez vers l'onglet Mise en page du ruban et recherchez le groupe Mise en page. Cliquez sur l'élément "Imprimer les titres" et passez à son onglet Feuille. Cliquez sur le bouton "Réduire la boîte de dialogue" sur le bord droit du champ de saisie pour "Lignes à répéter en haut" et cliquez sur l'en-tête au début de votre ligne d'en-tête dans la feuille de calcul elle-même pour ajouter l'en-tête à chaque page que vous imprimez. Cliquez sur le bouton "Restaurer la boîte de dialogue" - la version contextuelle du bouton Réduire la boîte de dialogue - pour revenir à la boîte de dialogue. Utilisez le bouton Réduire la boîte de dialogue à droite du champ de saisie "Colonnes à répéter à gauche" pour revenir à la feuille de calcul afin de pouvoir cliquer sur l'en-tête de la colonne A et la désigner comme première colonne sur chaque page de votre multi -impression de page.
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Basculez vers l'onglet Affichage du ruban Excel et recherchez le groupe Vues du classeur. Cliquez sur l'élément "Aperçu du saut de page" pour voir comment votre feuille de calcul s'imprimera sur l'imprimante actuellement sélectionnée. Faites défiler vos données et évaluez où se situent les sauts de page; ces endroits sont définis par des cases bleues qui entourent des pages individuelles. Si vous voyez des sauts de page mal placés, faites glisser la ligne bleue vers le haut ou vers le bas pour les ajuster. Pour ajouter un saut de page, sélectionnez la ligne après l'emplacement que vous souhaitez voir apparaître en haut d'une nouvelle page et faites un clic droit dessus. Dans le menu qui s'ouvre à votre curseur, choisissez "Insérer un saut de page".
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Cliquez sur l'onglet Fichier pour afficher la vue Backstage. Choisissez "Imprimer" et prévisualisez votre feuille de calcul car elle s'imprimera sur l'imprimante actuellement sélectionnée. Utilisez les boutons Page suivante et Page précédente pour parcourir une impression de plusieurs pages.
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Cliquez sur le bouton "Afficher les marges" en bas de la fenêtre d'aperçu pour afficher l'emplacement et la largeur de vos marges. Vous pouvez faire glisser les marges ou la largeur des colonnes pour les ajuster pendant que vous êtes dans l'aperçu avant impression.
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Cliquez sur le bouton "Imprimer" pour envoyer votre document à l'imprimante actuelle. Si vous êtes satisfait de son aspect imprimé, enregistrez votre fichier pour conserver vos choix de configuration avec lui.
