Selon le coach comptable, un budget est un plan financier pour les activités futures. La capacité d'un propriétaire de petite entreprise à budgétiser les coûts a un impact direct sur la rentabilité de l'entreprise. Le budget des achats n'est qu'une facette de la stratégie budgétaire fonctionnelle globale d'une entreprise. Le budget des achats diffère d'un budget de profit ou de dépenses, car le budget est axé sur la détermination des besoins de l'organisation en matière d'achats de matériaux et de stocks. Toute entreprise ou organisation qui produit ou vend un produit tangible a besoin d'un budget d'achats.
Importance du budget d'achat de matériel
Le propriétaire d'une petite entreprise doit établir un budget pour planifier les coûts de l'entreprise, coordonner l'utilisation des actifs de l'entreprise pour atteindre les objectifs commerciaux et contrôler les dépenses. Un budget d'achat de matériel permet au propriétaire de connaître le nombre de biens que l'entreprise doit vendre pour atteindre les objectifs monétaires de l'organisation. Comme le rapporte l'Université RMIT, "le budget d'achat s'étendrait également à l'acquisition d'immobilisations nécessaires à d'autres fonctions de l'entreprise".
Le budget décrit le coût des stocks en termes de niveaux de stocks actuels et futurs. La détermination de la valeur de l'inventaire de l'entreprise montre aux propriétaires d'entreprise si l'entreprise a les bons niveaux de stock en stock à un moment donné et leur permet d'allouer l'argent nécessaire à l'achat de matériaux. De plus, un budget d'achats prend en compte les niveaux de production futurs attendus.
Caractéristiques du budget des achats
Le budget des achats tient une place importante dans une entreprise car il permet au propriétaire d'analyser efficacement l'inventaire dans le cadre budgétaire global plus large de l'entreprise. La planification d'un budget d'achat de matériel nécessite que le propriétaire examine les performances passées pour déterminer les besoins futurs, établir un seuil de rentabilité, effectuer des analyses de flux de trésorerie et les bénéfices du projet. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, le nombre d'employés augmente souvent. Un budget d'achats qui contient les niveaux d'employés projetés aidera à garantir des stocks adéquats à mesure que davantage d'employés vendent le produit. Un budget d'achats aide également l'entreprise à se préparer à des augmentations ou des changements de gammes de produits ou de lancements de nouveaux produits.
Exemple de budget d'achats
Les entreprises manufacturières qui produisent ou vendent un produit doivent déterminer un budget d'achat après avoir préparé un budget de fonctionnement. Les entreprises qui n'ont aucun inventaire à acheter, stocker ou vendre n'ont pas besoin de ce budget spécialisé. Un exemple d'entreprise qui a besoin d'un budget d'achat de matériaux est une petite station-service qui vend du carburant, une boulangerie qui vend des collations et un supermarché qui vend des articles ménagers de base. Le besoin d'un budget d'achats peut ne pas être évident lorsqu'une entreprise est petite ou basée dans une maison, mais une fois que l'entreprise se développe et stocke de grandes quantités d'inventaire, un budget d'achats est nécessaire.
Considérations pour le budget des achats
Les entreprises bénéficient d'un budget d'achats car elles ont un meilleur contrôle sur les niveaux de stocks. Un budget d'achats qui comprend des données historiques sur les budgets d'achats antérieurs permet à l'entreprise d'éviter de détenir des stocks ou des matériaux excédentaires. Un budget d'achat de matériel permet également à un propriétaire d'adapter ses dépenses d'achat aux fluctuations saisonnières du marché du coût des marchandises, de négocier un prix plus bas sur les achats futurs et d'anticiper la croissance future.
Une analyse du budget des achats peut révéler que les niveaux de stocks sont constamment bas pour certains matériaux, ou que l'entreprise doit parfois payer plus pour des produits qui ne sont pas disponibles en raison d'une demande accrue ou inattendue des clients. Un budget achats permet à l'entreprise de réagir rapidement pour éviter de perdre des clients en raison d'un temps de production plus long ou d'un traitement plus lent des commandes.
