En tant que groupe, les propriétaires de petites entreprises sont connus comme de grands bavards. Habituellement, ils ont beaucoup à parler, à savoir les produits ou services qui représentent la passion de leur vie ainsi que leur entreprise. Pourtant, ce «cadeau pour bavarder» ne se traduit pas nécessairement par une communication efficace. De la même manière que l'audition diffère de l'écoute et que la lecture ne garantit pas la compréhension, le simple fait de parler n'aboutit pas toujours à une communication utile. Et qu'un propriétaire de petite entreprise gère 10 ou 100 employés, il peut miser sur une certitude : il devra communiquer des informations, de manière claire et diplomatique, chaque jour.
Plus que son quotient de satisfaction dépend de cette aptitude; l'avenir de son entreprise peut également en dépendre – du moins si vous pensez que la croissance d'une entreprise est liée à la satisfaction et à la motivation des employés.
C'est pourquoi il est logique que même les propriétaires de petites entreprises les plus bavards affinent leurs compétences innées et évaluent:
- Les besoins de communication de base d'une petite entreprise.
- Les différentes méthodes de communication.
- Comment les informations doivent être communiquées aux employés. Stratégies efficaces de communication organisationnelle. Le coût de l'ignorance de la communication organisationnelle.
Quels sont les besoins en communication d'une organisation ?
Bien avant le jour du lancement, les propriétaires de petites entreprises sont confrontés à de nombreux problèmes qui mettent à l'épreuve leurs compétences en communication (et leur patience). Ils doivent mettre en place des services publics tels que les services téléphoniques, électriques et Internet. Ils doivent commander des fournitures de bureau et négocier les délais de livraison. Ils doivent s'assurer que leur plan de marketing est affiné et que leurs systèmes comptables sont en place. Et, bien sûr, ils doivent faire de la publicité, interviewer et embaucher les personnes qui travailleront côte à côte avec eux lorsqu'ils se lancent dans la nouvelle entreprise.
Toutes ces rencontres fournissent de bonnes pratiques pour les types de communication dont les propriétaires de petites entreprises seront responsables après le jour du lancement. Les problèmes eux-mêmes vont du trivial («Qui a laissé le soda dans le congélateur qui a explosé du jour au lendemain?») Au très important («Un nouveau concurrent vient de déménager dans le bloc; voici comment nous allons répondre.»).
Les objectifs de cette communication interne entreront généralement dans une ou plusieurs des catégories suivantes :
- Informer, de loin la forme la plus courante de communication d'entreprise. Il s'ensuit que les employés bien informés sont généralement plus performants au travail, tant que les informations qui leur sont fournies sont exactes, significatives et utiles.* Donner des conseils, souvent sous forme d'instructions et de formation.
- Offrir des suggestions, des idées et des opinions dont la qualité peut sceller le statut d'un propriétaire de petite entreprise en tant que leader d'opinion faisant autorité. * Pour persuader, et idéalement de manière à être doucement suggestif plutôt que coercitif.
Motiver -
quand la communication est aussi inspirante, elle peut faire des merveilles pour fidéliser et fidéliser les collaborateurs. Pour fournir des commentaires, en particulier sur les objectifs de performance. Pour contrôler un processus ou un résultat, ce qui peut sembler formidable jusqu'à ce que vous réfléchissiez aux possibilités. Les employés de toute entreprise doivent suivre certaines politiques, procédures ou protocoles. De cette manière, le contrôle d'un processus ou d'un résultat peut aider votre petite entreprise à fonctionner correctement et sans interruption.
Quelles sont les différentes méthodes de communication?
Même si vous avez à peine ouvert votre plan de communication marketing mensuel, vous êtes probablement frappé par la variété de tactiques que votre équipe marketing a développées pour vous. C'est comme il se doit, surtout dans les premiers jours d'une entreprise.
Si vous êtes soucieux de les suivre tous, ce sera particulièrement une bonne nouvelle que les communications internes se résument essentiellement à deux méthodes différentes: écrite et verbale.
Cela peut sembler assez simple, mais cela vaut la peine de considérer les possibilités offertes par les deux méthodes:
- La communication écrite comprend les courriels, les lettres, les mémos, les propositions, les lettres, les manuels de formation, les politiques et les médias sociaux. * La communication verbale comprend la communication en face à face, à la fois individuellement et en groupe, et de multiples canaux, le téléphone et les outils de téléconférence.
Même deux méthodes de communication peuvent vous donner matière à réflexion. En d'autres termes, comment savoir sur quelle méthode s'appuyer ? Cela dépendra de la situation, mais la communication écrite peut être plus appropriée lorsque:
- Une rétroaction immédiate n'est pas nécessaire.
- Le message est très détaillé ou complexe (ce qui signifie qu'il peut être lu plusieurs fois pour assurer la compréhension). Le destinataire est temporairement hors de portée. Un enregistrement permanent du message est souhaitable.
La communication verbale peut être le meilleur choix si:
- Un message est urgent ou opportun. Une interaction ou une rétroaction instantanée est nécessaire. Le message est simple et direct.
- Aucun enregistrement permanent n'est souhaité.
Certains propriétaires de petites entreprises ajouteraient une troisième méthode – et souvent tout aussi efficace – : la communication non verbale. C'est un point valable, d'autant plus que de nombreuses études de communication montrent que les gens apprécient un message verbal autant pour son contenu que pour comment il est communiqué par des indices tels que le ton de la voix, le contact visuel, les expressions faciales, le langage corporel et la position.
Comment une organisation devrait-elle communiquer des informations aux employés?
Si vous posez la question, vous obtiendrez probablement de nombreux commentaires constructifs sur votre style de livraison. Mais aucun employé ne pourra critiquer vos méthodes de communication si vous respectez certains principes:
- Soyez opportun. Faites de votre mieux pour vous assurer que les employés entendent des nouvelles et des informations de votre part, et non d'un tiers. Si l'information est confidentielle, dites-le. Les gens sont connus pour être dignes de confiance avec des informations sensibles ; en fait, ils sont souvent flattés par l'extension de la confiance. Ils ont tendance à bavarder et à répandre des rumeurs dans le absence d'information.Être honnête. Vous pouvez souscrire ou non à l'idée de «transparence». Il peut arriver que vous ne puissiez ou ne deviez pas communiquer certaines informations à vos employés. Mais les informations que vous communiquez doivent être honnêtes pour que vous soyez considéré comme crédible.Soyez factuel. Votre crédibilité dépend aussi de la qualité des informations que vous fournissez. Donc, si une source tierce renforce votre cas, utilisez-la comme support.
- Soyez déterminé. Vos employés ne devraient jamais se demander : « Quel était l'intérêt de cette? » En fait, vous devez avoir un objectif clairement défini avant même de planifier le contenu d'un message écrit ou verbal.
- Être clair. Plus facile qu'il n'y paraît, car la clarté vient souvent avec la pratique. Graissez votre courbe d'apprentissage en utilisant un langage simple et précis et en évitant les termes complexes. Cela ne veut pas dire que vous devez «abattre» les messages; vos employés sont probablement très astucieux. Mais si vous craignez qu'une idée ou un concept puisse créer de la confusion, soutenez-le avec une illustration ou un exemple afin que votre message soit compris.
- Soyez juste et respectueux. Présentez tous les aspects d'une situation et évitez les propos biaisés, désobligeants et blessants. Il peut être utile de se rappeler qu'en tant que propriétaire de petite entreprise, vous donnez le ton à votre organisation. Et si vos employés vous entendent, par exemple, dénigrer ouvertement un concurrent, ils se sentiront probablement en droit de faire de même.
- Soyez confiant. Si vous n'êtes pas sûr du moment, de la nature ou du contenu d'un message, suivez votre meilleur instinct et réfléchissez davantage à la question avant d'agir. Les gens sont souvent prompts à comprendre l'hésitation et l'incertitude, et de tels doutes saperont presque certainement votre message.
Quels sont les types de communication organisationnelle efficace?
Vous ne seriez pas propriétaire d'une petite entreprise si vous n'étiez pas impatient de mettre votre imprimatur sur le sujet de la communication organisationnelle. D'ailleurs, à quoi bon ce « cadeau pour bavarder » si vous n'êtes pas prêt à mélanger les choses et à créer votre propre « cocktail » de communication ?
Naturellement, vous voudrez adopter des stratégies qui complètent votre style personnel et votre niveau de confort. Comme de nombreux propriétaires d'entreprise, vous pouvez vous sentir plus à l'aise avec les efforts de sensibilisation traditionnels, en particulier les rencontres en face à face. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous cherchez des moyens de garder vos employés engagés, productifs et motivés, certaines de ces stratégies de rencontre entre la tradition et la nouveauté pourraient vous être utiles :
- Des rencontres récurrentes, avec un twist. Il n'y a rien de nouveau (ou, diraient certains, d'excitant) dans les réunions, mais cela dépend de qui les dirige - et comment. Appelez-les «check-ins», si vous le souhaitez, mais des «réunions de groupe» régulières peuvent garder les employés responsables et concentrés. Si vous vous inquiétez de la diminution du niveau d'attention, organisez des réunions «debout», au cours desquelles tout le monde reste debout. (Les séances peuvent aussi être plus courtes.) Sinon, asseyez-vous en cercle. Ou programmez un « rassemblement » tous les vendredis, en passant par une heure sociale pour terminer la semaine sur une note optimiste.
- Une porte ouverte et tournante. Les politiques de la porte ouverte ne prennent pas non plus d'assaut le monde des petites entreprises. Mais imaginez la surprise de vos employés lorsque vous inversez le paradigme et parcourez leur porte et tirez une chaise pour une conversation, informelle ou autre. Si vous voulez vraiment donner l'exemple et que les employés franchissent votre porte pour vous parler, dites clairement que vous pensez que les portes ouvertes doivent aller dans les deux sens.
- Mentor avec sens. Il est facile d'oublier les procédures d'intégration, en tenant pour acquis que les nouveaux employés «apprendront au fur et à mesure». Facilitez leur courbe d'apprentissage en affectant un mentor qui leur servira de ressource de référence pendant au moins six mois. Les autres avantages : les mentors apprécient généralement le statut (incitant à une saine concurrence entre leurs pairs) et signalent souvent des critiques constructives au patron (vous).
Quels sont les effets d'une mauvaise communication organisationnelle?
Vous avez probablement compris qu'une communication efficace prend du temps. Cela prend du temps que vous préférez profiter d'une heure de déjeuner tranquille plutôt que d'arbitrer un débat entre deux équipes de travail. Il faut du temps lorsque vous préférez rentrer à la maison à la fin de la journée plutôt que de vous attarder dans le couloir pour encourager un employé en train de signaler. Et cela prend du temps qui vous oblige à reporter le débranchement pour la journée et à vous endormir plutôt que de répondre à un autre e-mail de fin de soirée.
Une communication efficace prend du temps et et bien que votre lieu de travail ne soit peut-être pas élu l'un des «meilleurs endroits où travailler» par un magazine réputé, il ne devrait pas encore subir certaines des conséquences négatives les plus dommageables d'une mauvaise communication, notamment:
- Baisse de la productivité. Les employés qui se sentent à la dérive, démotivés ou mécontents peuvent passer du temps au travail à sympathiser avec leurs collègues ; d'autres trouveront que les activités non professionnelles occupent leur attention pendant le temps de travail.
- Délais manqués. Les employés qui ne savent pas comment accomplir une tâche auront presque certainement du mal avec.* Absentéisme plus fréquent. Les employés qui luttent contre l'une de ces émotions ont souvent du mal à se présenter au travail. Ils sont malades, d'accord - de se sentir hors de propos.
- Roulement élevé. Tout le monde sait que les employés privés de leurs droits qui ont l'impression de ne pas avoir de voix au travail décident de rompre leurs cordes vocales en démissionnant.
- Un plus grand nombre de lésions professionnelles. Il s'ensuit que les employés mal informés ou mal informés sur les bonnes pratiques font plus d'erreurs et ont plus d'accidents du travail.
- Service client médiocre. Autre certitude : presque tout dans une petite entreprise boucle la boucle, en commençant par le propriétaire, en passant par les employés et en terminant par le client. Un bon service est soit une issue heureuse, soit une triste victime de la communication organisationnelle.
Dans ce contexte, l'innovation n'a aucune chance - et peut-être non plus l'entreprise dans laquelle vous avez investi tant d'espoirs. Cependant, avec du dévouement et de la pratique, chaque propriétaire de petite entreprise peut apprendre à devenir un communicateur efficace en milieu de travail. Après tout, les propriétaires de petites entreprises sont plus que de grands bavards; en tant que groupe, ils se distinguent également comme des sur-performants.
