Les écritures de journal du haut sont des écritures non courantes saisies manuellement dans les journaux de comptabilité. Les entreprises saisissent les transactions financières dans des journaux pour tenir un registre financier des opérations quotidiennes de l'entreprise. Les crédits et débits saisis reflètent les dépenses, les revenus, les passifs et les actifs de l'entreprise. Les écritures du haut de la page ne sont généralement pas reflétées dans les autres grands livres de l'entreprise. Bien que les auditeurs reconnaissent les écritures de haut niveau comme un indicateur possible de fraude financière, il existe des raisons légitimes d'utiliser ce type d'écriture comptable et des méthodes pour gérer le risque.
Entrées du haut
Selon le Center for Audit Quality, les entreprises n'effectuent généralement pas d'entrées de haut niveau dans le grand livre général. Certaines entreprises enregistrent les entrées de haut niveau sur des feuilles de calcul séparées et incorporent les informations dans les dossiers financiers à une date ultérieure. Les écritures supérieures sont ré-entrées pour refléter les changements réels apportés à un compte de débit et de crédit. Les écritures supérieures peuvent être enregistrées après la consolidation des journaux ou des grands livres et avant que la société ne prépare ses états financiers. Les écritures de haut niveau effectuées dans les systèmes automatiques nécessitent généralement de remplacer le système pour permettre une écriture de journal manuelle non routinière.
Intégration des entrées de haut niveau
Les entreprises veillent à l'inclusion des écritures de haut niveau dans les états financiers par divers moyens, y compris l'impression d'une liste ou l'identification de toutes les écritures de haut niveau effectuées au cours d'une période comptable. Les comptables peuvent vérifier le bon traitement des écritures du haut en rapprochant le grand livre de l’entreprise et ses états financiers. La technique de vérification appelée «roll forward» vérifie les comptes du grand livre pour garantir l'inclusion de toutes les écritures de journal.
Des risques
L'Association of Certified Fraud Examiners et d'autres organisations comptables professionnelles reconnaissent les entrées de haut niveau comme un risque de fraude potentiel et un stratagème conçu pour fournir des informations financières frauduleuses. Le risque de fraude associé aux entrées de haut niveau résulte de plusieurs cas bien connus de fraude financière impliquant des entreprises qui ont utilisé des entrées de haut niveau pour fournir des informations incorrectes. Le plus grand risque concerne les systèmes manuels qui utilisent des registres manuscrits ou des applications qui permettent une saisie manuelle sans restriction des données. Les entreprises qui utilisent des entrées top-side pour des raisons légitimes peuvent devoir assurer aux investisseurs, aux prêteurs et aux professionnels de la finance que des freins et contrepoids sont en place pour éviter les abus.
Minimiser les risques
Les entreprises minimisent le risque d'entrées top-side en développant et en utilisant des procédures qui fournissent des contrôles. Spécifiez les situations approuvées pour les entrées supérieures, telles que la correction d'une erreur précédente ou une entrée en attente d'informations de la fermeture des bureaux de la veille. Exigez une approbation pour chaque entrée supérieure et limitez les autorisations pour effectuer ces entrées à une ou deux personnes. Les entreprises qui utilisent des systèmes de comptabilité automatisés peuvent saisir des autorisations top-side dans le système pour empêcher leur utilisation par d'autres, exécuter des vérifications système programmées pour imprimer et examiner les entrées top-side et programmer le système pour annuler automatiquement les entrées top-side temporaires le jour suivant.
