Chaque fois que vous devez prendre une décision commerciale, vous devez invariablement peser un choix par rapport à un autre. Parfois, le choix est entre le projet A et le projet B, et parfois le choix est entre le projet A et ne rien faire du tout. Une analyse coûts-avantages est le moyen le plus simple de comparer vos options pour déterminer s'il faut aller de l'avant avec un projet. L'idée est de comparer les coûts du projet aux avantages et d'identifier l'action qui vous en donnera le plus pour votre argent.
Qu'est-ce que l'analyse coûts-avantages?
Une analyse coûts-bénéfices est une méthodologie permettant d'évaluer une décision de la manière la plus objective possible. Il s'agit d'additionner les avantages d'un projet, d'un investissement ou d'un plan d'action, puis de les comparer avec les coûts associés. Si vous avez déjà pris une feuille de papier et tracé une ligne au milieu, énumérant les avantages d'une action proposée d'un côté et les inconvénients de l'autre, alors vous avez déjà effectué une analyse coûts-avantages dans sa version la plus rudimentaire. forme.
Quelle est la pertinence de l'analyse coûts-avantages pour les entreprises?
Lorsque vous êtes amoureux d'une idée, il est facile de laisser votre imagination s'enfuir avec vous. De nombreuses entreprises ont beaucoup souffert parce qu'elles ont investi dans un projet qui sonnait bien dans la salle de conférence, mais qui n'a finalement généré aucun rendement. Une analyse coûts-avantages peut mettre vos idées dans le monde réel, en posant efficacement la question « Est-ce que cela en vaut la peine ? »
En termes de prise de décision commerciale, vous pouvez utiliser la méthodologie pour analyser une grande variété de situations :
- Pour évaluer si un investissement en capital en vaut la peine.
- Décider s'il faut embaucher de nouveaux employés.
- Pour déterminer si un projet ou un changement opérationnel est réalisable.
- Développer un benchmark pour comparer les projets.
- Mettre en balance une initiative marketing par rapport à une autre.
- Évaluer l'opportunité d'une politique proposée.
- Pour hiérarchiser les investissements, vous vous concentrez donc sur les actions qui rapportent le plus de valeur en premier.
- Quantifier les effets qu'une initiative de changement aurait sur les parties prenantes.
- Pour établir des objectifs pour le projet lui-même, par exemple, pour définir des contraintes de temps, de productivité ou de coûts sur un projet que vous avez analysé et approuvé.
À bien des égards, l’équation coûts-avantages est l’essentiel des affaires. Dépenser de l'argent (coûts) pour créer de la valeur (bénéfices) est ce que font les entreprises, donc les clients achèteront chez vous et vous pourrez réaliser un profit. L'introduction d'un processus formel d'évaluation du coût et des avantages des modifications proposées ajoute simplement de la rigueur à ce que votre entreprise fait déjà chaque jour.
Comment effectuer une analyse coûts-avantages ?
Bien qu'il n'y ait pas de bonne ou de mauvaise façon d'effectuer une analyse coûts-avantages, la plupart des méthodologies contiendront les étapes suivantes:
Quel est le problème? Une partie importante d'une analyse coûts-avantages consiste à identifier le problème que vous essayez de résoudre. Une analyse coûts-avantages est plus efficace lorsque vous exprimez le problème dans ses termes les plus simples : « devrions-nous embaucher un nouvel associé du service client ? » est un meilleur problème à évaluer que "comment devrions-nous résoudre les lacunes de notre offre de service à la clientèle?"
Quels sont les coûts? Les prochaines étapes consistent à réfléchir à tous les coûts associés au problème et à en dresser la liste. Par exemple, pour les coûts associés à l'embauche d'un nouveau membre de l'équipe, vous pouvez écrire:
- Salaire annuel de 40 000 $.
- Coût des avantages sociaux 2 000 $.
- Le recrutement coûte 4 500 $.
- La formation coûte 1 500 $.
- Valeur du temps consacré par le directeur des ressources humaines à l'embauche de 3 000 $.
Etc. Les coûts comprennent le coût direct des ressources - matières premières - coûts nécessaires et indirects - frais généraux, administration - ainsi que la valeur de l'effort humain impliqué dans la mise en œuvre du projet. Pensez latéralement et incluez toutes les dépenses possibles qui peuvent être engagées à la fois pendant le projet et après sa fin. Aurez-vous besoin de former du personnel? Y aura-t-il une diminution de la production pendant que l'équipe s'habitue au nouveau système ?
Quels sont les bénéfices? Cette étape est la plus délicate car il est très difficile de prédire avec précision les revenus futurs, surtout si vous n'avez jamais entrepris un projet comme celui-ci auparavant. En outre, il peut y avoir des avantages intangibles auxquels il est difficile d'attribuer une valeur monétaire. Des choses comme la satisfaction des employés ou l'impact de votre action sur l'environnement entrent dans cette catégorie.
Dans cette étape, vous devez trouver une valeur numérique pour tous les avantages possibles associés à votre action. Il est important de consulter les parties prenantes afin de pouvoir évaluer correctement les avantages qui peuvent en résulter à long terme.
Comparez les coûts et les avantages et prenez une décision éclairée. La dernière étape consiste à comparer les coûts totaux aux avantages totaux et à prendre votre décision. Les avantages l'emportent-ils sur les coûts? Le font-ils de manière significative? Si c'est le cas, vous devez donner le feu vert au projet.
À ce stade, la plupart des entreprises tiendront compte de la période de récupération. Cela représente le temps qu'il faudra à l'entreprise pour atteindre le seuil de rentabilité, c'est-à-dire le moment où les avantages ont remboursé les coûts. Plus la période de récupération est courte, moins vous devrez attendre avant que votre projet ne commence à rapporter de l'argent.
Pour des analyses simples, le calcul suivant vous donnera une idée approximative de votre période de récupération:
Coût total / revenu total = durée de la période de récupération.
Le rôle des hypothèses dans l'analyse coûts-avantages
À moins d'être extrêmement chanceux, vous n'obtiendrez jamais toutes les informations dont vous avez besoin pour effectuer une analyse coûts-avantages. Il y aura toujours des lacunes dans les informations que vous devez remplir d'une manière ou d'une autre. Une façon de le faire est d'utiliser des hypothèses, ou votre meilleure estimation des informations manquantes.
Pour le chef de projet inexpérimenté, la création de vos hypothèses est l'un des aspects les plus effrayants de l'analyse coûts-avantages. La peur diminue une fois que vous comprenez que les hypothèses sont étayées par des preuves et ne sont pas que des suppositions sauvages. Fondamentalement, vous allez aller là où les preuves vous mènent.
Voici un exemple. Supposons que vous exécutiez une analyse coûts-avantages sur un projet d'investissement immobilier. Vous ne savez peut-être pas quelles seront les dépenses d'entretien à l'avenir. Ce que vous savez, cependant, ce sont les types de frais d'entretien que vous avez payés pour des propriétés similaires dans le passé. Vous pouvez utiliser certains de ces chiffres pour formuler une hypothèse solide à intégrer dans votre analyse. Les repères de l'industrie, le coût moyen et les taux de rendement moyens sont tous des indicateurs utiles lorsque les données spécifiques au projet sont manquantes.
Soyez prudent lorsque vous utilisez des hypothèses. Les choses ne suivent pas toujours les tendances et même le plus petit changement dans votre hypothèse peut produire des résultats radicalement différents. Il y a un moyen de couvrir cela, et cela s'appelle «analyse de sensibilité».
Les tenants et aboutissants de l'analyse de sensibilité
L'analyse de sensibilité ou «et si» consiste à revenir à votre analyse coûts-avantages et à jouer avec vos hypothèses. Par exemple, si vous aviez une incertitude autour d'une statistique de croissance démographique et que vous faisiez une hypothèse de taux de croissance de 3%, vous réexécuteriez l'analyse avec une hypothèse de 2% ou 4%.
Voyez ce qui arrive à votre analyse lorsque vous faites cela. L'analyse est-elle toujours robuste ? Souhaitez-vous toujours donner le feu vert au projet, même si les hypothèses sont modifiées?
Quand vous ne devriez pas utiliser l'analyse coûts-avantages
Gardez à l'esprit que l'analyse coûts-avantages est un outil simple, mieux utilisé pour prendre des décisions financières simples. Les décisions critiques pour l'entreprise, coûteuses ou complexes nécessitent une approche plus robuste, comme le calcul de la valeur actuelle nette et le taux de rendement interne. Ces approches prennent en compte la valeur temporelle de l'argent, ou l'idée que l'argent dans votre poche aujourd'hui vaut mieux que l'argent que vous pourriez recevoir à l'avenir, en raison de son potentiel de gain.
L'analyse coûts-avantages n'aborde pas ces questions et est, au mieux, une technique d'analyse inexacte. L'importance de l'analyse coûts-avantages dans la gestion de projet est claire, mais elle fonctionne mieux lorsque vous disposez de toutes les projections et données financières. L'inclusion d'éléments immatériels dans l'analyse apporte inévitablement plus de subjectivité dans le processus.
